201808.24
2
0

Устав боевой службы написан кровью. Это замечание справедливо и для этих рекомендаций, основанных на собственном опыте и опыте коллег.
Неустанно повторяю, что соблюдение формальной процедуры — это последний спасательный круг.

Предупреждению способствуют простые правила поведения, которыми необходимо руководствоваться при проведении проверок в компании, если к вам пришли с визитом «люди государевы».


РЕКОМЕНДАЦИИ
Правила и меры, применяемые при проведении процедур административного контроля и проверок государственными органами
(Пошаговое руководство)

Настоящие рекомендации предназначены для сотрудников Компаний и представляют собой общие правила, которые необходимо соблюдать, и меры, которые необходимо предпринимать при проведении проверок с участием государственных органов.

Рекомендации нацелены на:

  • упорядочение и формализацию процессов взаимодействия при проведении государственного контроля в Обществе;
  • сохранение гарантий законности контрольных мероприятий;
  • объективное исследование предмета проверки или контроля;
  • обеспечение документального закрепления результатов проверок;
  • формализацию правоотношений с государственными органами в ходе проверочных мероприятий.

ГЛАВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

  • Недопустимость неформального взаимодействия.
  • Контроль и фиксация передаваемой информации.
  • Не указывать проверяющим на их ошибки.
  • Оперативно передавать информацию о проверочных  мероприятиях.

II ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

1. Доверительные отношения с проверяющими не выстраивать.

2. Отвести для работы проверяющего в организации отдельный кабинет или рабочее место.
По возможности оборудовать веб-камерой (гласно), на основе приказа о ведении видеонаблюдения на предприятии.

  • Обеспечить рабочее место техникой и прочими условиями для работы.
  • Фиксировать в реестрах передачу всех документов.
  • Документы, передаваемые для ознакомления в оригиналах (при ознакомлении с ними по месту нахождению предприятия), также отражаются в реестрах и изготавливаются избирательно — в копиях по просьбе проверяющего.
  • Передача оригиналов для работы с ними по месту нахождения государственного органа может осуществляться только в порядке выемки на основании мотивированного постановления (!), для которой есть веские основания: реальная угроза утраты или уничтожения документов.
  • Если предоставить обособленное место невозможно – необходимо обратиться с ходатайством о производстве проверки по месту нахождения госоргана и передавать документы непосредственно в канцелярию с сопроводительными письмами.

3. Не допускать свободного перемещения проверяющих по территории предприятию и служебным помещениям. Только в сопровождении.

4. При наличии у проверяющего решения (постановления) об осмотре территорий и помещений обязательно сопровождать его.

5. При прибытии должностного лица проверить наличие распорядительного документа – решения (постановления) и его полномочия.

В решениях (постановлениях) на проведение проверки, осмотра или иных мероприятий должны быть указаны именно те лица, которые пришли – с указанием должностей, структурных подразделений, фамилий.

6. Проверить полномочия должностных лиц: Фамилии, должности, подразделения и полномочия лиц на основании служебных удостоверений.

Фамилия и должность в документах лица, которое прибыло для проверки, проверяется с данными решения (постановления).

Примечание: В случае сомнений в причастности должностных лиц госоргану, который они представляют или отказе в предъявлении служебных удостоверений (доверенностей с паспортами) или  в их полномочиях, вежливо пригласить присесть, подождать. Созвониться с руководителем подразделения (или иным сотрудником – дежурным) по телефону, указанному в постановлении. Немедленно вызвать юриста (адвоката). В ином случае – ни в помещения, ни на территорию не пускать, в дискуссии — не вступать.

7. Назначить одного сотрудника, который будет всегда сопровождать, и передавать документы проверяющему и давать пояснения по поводу фактов хозяйственной деятельности.

8. Недопустимо предоставлять доступ к бухгалтерским программам и данным по аналитическим счетам.
При организации рабочего места для проверяющего ПК от локальных сетевых ресурсов отключать.

9. Исключить контакты проверяющих с бухгалтерами и рядовыми сотрудниками. Обеспечивается нахождением в отдельном помещении.

10. Не допускать неформальных опросов сотрудников под видом беседы. Только на основании официального вызова (повестки) о явке на допрос в качестве свидетеля.

11. Получение информации должно производиться только в форме допросов на основании извещений и повесток по месту жительства с обязательным составлением протоколов.

12. Все действия проверяющих должны закрепляться протоколами. Это позволит ссылаться на нарушения при обжаловании.

  • На нарушения устно не указывать, а отражать письменно в протоколах в виде замечаний детально и по пунктам.
  • Отражать оставленные без учета факты или дополнительные вопросы.
  • Пояснения и возражения также описывать детально и подробно.

Примечание: При всех неясностях, звонить юристу (адвокату), который поможет сформулировать замечания или дать пояснения по процедуре. На давление проверяющего (напишете возражения на протокол потом; завезете попозже отдельных документ; мало времени, на надое ехать; или это не положено по правилам и проч.) – не реагировать. Сидеть и спокойно фиксировать.

13. В случае совершения незаконных действий должностным лицом, обжаловать его руководителю госоргана не позднее следующего дня.
Способы закрепления доказательств: подавать в канцелярию, отправлять ценным письмом, телеграммой, экспресс-почтой.

14. Правила осмотра помещений Компании:

  • Проведение осмотра производится на основании постановления руководителя государственного органа;
  • Обязательное присутствие понятых не менее 2-х человек (со стороны). Если их не было указать в протоколе (обязательно).
  • Обязательное отражение замечаний по итогам осмотра, как представителем Общества, так и понятыми.

15. Отвечать письменно и мотивированно на любые запросы и письма.

  • Письма регистрировать, конверты сохранять (строго).
  • Завести специализированную папку для переписки с конкретными государственными органами или по отдельному делу.

Примечание: Это обусловлено строгим учетом сроков уведомлений для соблюдения процессуальных процедур или учета сроков для оспаривания.

16. Представлять только те документы, которые требуют или которые четко определены законом.

Требовать документы могут только на основании .

В требовании или запросе должны быть указаны:

  • непосредственное мероприятие налогового контроля (88 или 89 НК РФ);
  • основание получения сведений или документов (93 НК РФ – в случае выездной, 93.1. НК РФ, если документы истребуют в отношении других лиц, которых проверяют).
  • лицо, в отношении которого проводится мероприятие;
  • конкретный период, за который требуют документы;
  • конкретная сделка (дата, номер и стороны договора).

ВАЖНО

  • Если перечень и период не уточнен – требовать уточнения наименований контрагентов, и номеров документов или конкретных периодов.
  • Если те же самые документы представлялись в налоговый орган при проведении камеральных или выездных налоговых проверок, обязанности представлять их вновь —  нет на основании  п. 5 ст. 93 НК РФ. Ссылаться на дату и номер старого ответа и ничего не давать.

17. Не допускать неформального взаимодействия с проверяющими.
Факты уступок невозможно отразить и общество утрачивает доказательства о нарушениях.

18. Действия проверяющего с нарушениями должны в тот же день отражаться в жалобе или письме в налоговый орган или вышестоящий налоговый орган (по ТКС или нарочным).

19. Директору не встречаться без необходимости. Тем более в одиночку.

  • Вызов может быть только на основе Повестки о вызове (Необходимо следить за почтовым ящиком, и извещениями почты России).
  • При звонке проверяющего (налогового инспектора, следователя) – уточнить четко и записать ФИО, должность и подразделение сотрудника.
  • Инициативные диалоги по телефону не вести.
  • Явка для встречи с проверяющими — только в сопровождении юриста (адвоката), а также лица, который может дать исчерпывающие и верные комментарии по фактам ФХД.
  • Должностные лица защищены ст. 51 Конституции РФ о праве не свидетельствовать против себя самого. В случае сомнений, лучше ответа не давать со ссылкой на эту норму.

20. При передаче или получении документов, расписываться и требовать отметки о приемке в качестве доказательства факта их получения.

  • Все документы компании должны передаваться проверяющим органам строго по акту приема-передачи.
  • Акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов.
  • Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

21. Документ может подписывать только уполномоченное лицо: генеральный директор или иное лицо на основании полномочий (приказ или доверенность). Наделить такой доверенностью лицо ответственное за контакты с проверяющими.

22. Документы передавать только по письменному запросу и на основании сопроводительного письма с перечнем документов (описью подробной – наименование, дата, номер, кол-во листов, кол-во экземпляров  – см. пункт 18).

23. Требовать от проверяющих подписывать акты передачи документов или сопроводительные письма.

  • Образец подписи: «Документы получил полностью (частично или п.п. такие-то…) должность, подпись, ФИО, дата».
  • Если документы подписывать отказываются – сдавать через канцелярию или отправлять ценными письмами с описью вложений.

24. По запросу проверяющих самостоятельно информацию не консолидировать и не анализировать.

  • Оцените состав необходимых документов: не представляйте лишние документы, которые не запрашивались и могут быть использованы во вред.
  • Самостоятельно или по требованию налогового органа информацию не анализировать, не обобщать, не составлять «справки» по оценке деятельности и проч. (Не делать чужую работу).
  • Внутренние рабочие документы (Справки о проверке контрагентов для внутреннего пользования, почта или деловая переписка) — в налоговый орган (иным должностным лицам) — не представлять.
  • При наличии обязанности предоставить письменные пояснения с учетом требований НК РФ, ответ направить по содержанию формальный (бессодержательный и общий).

25. Проверять почтовый абонентский ящик регулярно, если корреспонденция приходит на него. Ежедневная проверка почты.

26. Записывать беседы или встречи на диктофон.
Это дисциплинирует проверяющих. О факте использования или отказа в использовании диктофона – требовать отражения в протоколе, которым должно закрепляться любое мероприятие!

27. Документы формировать в одном месте по мере накопления.

28. Подготовка работников предприятия к проверке.

  • Проведение краткого инструктажа – ТРИ ПРАВИЛА «Что делать, если»
  • Выработать общие правила поведения
  • Составить примерный алгоритм ответов на вопросы
  • Ознакомить с правами
  • Обязать незамедлительно сообщать о вызовах на основании повесток или телефонных звонках проверяющих (инспектора, следователя)
  • Всем дать два телефона юриста (или иного сотрудника) для оперативного обмена информацией и консультирования.

29. Подготовка свидетелей для допроса.

На правилах проведения допросов я остановлюсь в следующей заметке Блога. Следите за новостями!

Если Вам нужен текст как локальный нормативный акт — я охотно поделюсь. Напишите мне — и я отправлю Файл как локальный документ компании.

Оставить коментарий

Ваш e-mail адрес не опубликован. Исправьте отмеченные поля *